哈佛商業評論教你講出一堂吸睛的簡報

哈佛商業評論教你講出一堂吸睛的簡報

在哈佛商業評論(Harvard Business Review,HBR)中,有一系列專文關於如何做出具有吸引力的簡報,由幫美國前副總統高爾操刀《不願面對的真相》(An Inconvenient Truth》的 Nancy Duarte 撰寫。工欲善其事,必先利其器,你的簡報是否每一頁都能在3秒內讓觀眾一目瞭然,就決定了這份報告對觀眾的吸引力!

簡單化

想像你正在開車,而簡報的每一頁就像高速公路旁飛逝的告示牌。你只會花一秒看一眼告示牌,將上面的資訊記在腦海,繼續專心開車。簡報的功用就如同這些告示牌一般,觀眾應該花較少時間消化你的簡報,多數時間專心聽你的演說。

研究顯示,人們的注意力會被多餘的資訊分散,因此不是簡報上的資訊越多,報告的成果就越好。相反地,要增加簡報的內容當要有好的理由:觀眾有必要看到簡報上每一頁都有公司商標,提醒他們你所屬的公司嗎?文字上的藍標又代表甚麼?

如果不重要,就拿掉。同理也可應用在文字上,盡量簡短好讀。字型大小要連最後一排觀眾都能看得仔細。

同時,讓簡報的風格一致也十分重要。至多使用兩種字型,行文使用相同的顏色如黑色(補充重點色不超過三種)。照片或插畫的風格差異度不應太大。

先來看看以下這兩種簡報的差異

Before

圖片來源:Harvard Business Review(以下未另外註明者均同)

After

Before 版像是提詞稿。很少觀眾能一邊聽講者的演說,一邊完整消化上面所提供的訊息。

相較之下,After 的版本只列出幾個重點,並結合流線型的圖示一格格放上重點,表達講者的意思,強化了訊息傳達的功能,讓觀眾一目了然。(before 版可設定為只有自己能看的講稿)

其實簡報的編排過程就像設計師看待自己的作品一樣,你可以運用並結合很多素材,但如何呈現才能被觀眾理解?以下介紹五種編排簡報可以用到的設計方式。

1. 視線

透過編排,你可以讓觀眾的視線停留在簡報上你想強調的要點。例如以下這個圖,先可以看到結實纍纍的葡萄,再來會被吸引到大標題上。最後是他的敘述。你完全能預測並帶領觀眾解釋這張圖所要表達的意涵。

2. 對比

我們的視線會自動停留在顯眼的事物上,觀眾的注意力會更集中。因此可以嘗試調整簡報上元素的大小、顏色、形狀等等。如以下這個圖,講者試圖用橫切面比較在土壤和皮膚底下的微生物活性。模糊的背景能襯托出更清晰的黑白插圖。

3. 留白

我們很習慣在投影片加入大量的元素,藉此使其看起來內容豐富,反而造成眼睛更疲累、找不到重點的反效果。事實上適度的留白,讓素材之間各自有段空間,能讓你想強調的重點更為突出。

圖片來源:HBR

4. 層次

利用字型大小、次序等編排投影片,會讓觀眾更了解你的首要跟次要重點為何。這時常可以運用在你想強調的驚人數據上,例如「公司的粉絲團每個月增加至少3成」,就可以先將數據獨立放大,下面再補充說明數據的意義。

5. 一致性

要讓簡報看起來專業、讀起來更舒適,整份投影片就要看起來出自同一作者之手。藉由調整字型大小、顏色、圖片大小及擺置等等,讓整份投影片具有一致性,專業度也因此上升。

投影片的開頭、中間、結尾

投影片製作軟體往往內建許多豐富誘人的元素設計;但明確簡單的視覺效果,才能準確傳遞你的訊息。當然在工具的背後,有好的說故事技巧更能相得益彰。Nancy Duarte 相信簡報的功能不只是說明,而是進一步得到觀眾迴響,並有所改變

想像下午兩點,正陷入昏昏欲睡的情緒中,你卻還要聽公司這期的財務報表。報表做得很精緻,圖表也一目瞭然,可惜你的情緒就是無法融入。結束後多了一堆目標跟代辦事項,只好逼自己焦頭爛額的開始安排,完全喪失剛進公司的那份動力。

你希望你的同事們,聽完你的簡報後有這樣的心情嗎?

在聽過無數商務簡報後,Nancy Duarte 整理出一個可重複套用的演講流程。先告訴聽眾現狀(what is),接者告訴他們可能的方法與途徑(what could be);最後,點出途徑可能遇到的困難及問題。以下是過程的示意圖:

簡單分成三部分:開始、中間、結尾。一開始的時候,要敘述聽眾(例如你的同事)已知的事實,讓他們忍不住的點頭贊同。建立起講者與聽者之間的連結後,說服他們接受你接下來要提出的意見會更為容易。這部分就是 what is。

接者拋出可能導致的後果,就是 what chould be。也許觀眾並不一定能夠接受,但起碼他們開始思考你說的話了。例如:

開頭

What is:目前我們都知道,第三季的財務目標並未達成。主因是因為我們人手不足,而且大家的目標都太分散了。

What could be:假設我們能帶來新的重要客戶,是不是就能改善情況?我相信我們可以的!

一旦你帶起整體現狀和可能途徑,連接的部分便能讓聽眾思考。

中間

一旦挑起了觀眾的情緒,了解現在的難處,便要保持聽眾的情緒,強調 What is 和 What could be 中間的落差。例如:

What is:我們Q3的現狀與當初的目標有15%的落差。

What could be:Q4達成的目標一定要足以支付我們的獎金才行!

What is:我們目前的名冊有6個新客戶。

What could be:其中兩位有希望為我們創造比目前最佳的客戶更高的營收額。

What is:因應新客戶需求,將需要更多的製造業資源。

What could be:我們會請到德國的專家過來支援。

當你來回在這兩者之間說明,更能夠提振聽者情緒。

結尾

這樣激昂的過程,你當然不希望以一連串「代辦事項」作結。更重要的是激勵你的聽眾或同事有所作為。一個技巧是敘述事成之後的好處(new bliss)。例如:

Call to action:雖然會增加我們的工作量,但我們都希望能準時無誤的將產品交到新客戶手上吧!

New bliss:我知道經過上一季後,大家已經疲倦了。但仔細想想,這是拉拔我們部門業績的好機會。努力達成新Q4目標之後,之後的營收額目標就能輕鬆達成了。還有額外的獎金和假期在等著我們!

一份好的簡報,除了工具使用得當,讓人一目了然以外,好的說故事技巧,更能成功激昂聽者的情緒,達到你簡報的真正目的。演講的關鍵在於人,講者如何闡釋,聽者如何理解,仰賴彼此之間是否有達成共通的理解。

資料來源:Harvard Business Review

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